Zápis do veřejných rejstříků notářem
Přímý zápis do veřejných rejstříků ze strany notářů byl předpokládán již od přijetí zákona č. 304/2013 Sb., o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob (dále jen „Zákon o veřejných rejstřících“), který byl přijat v rámci rekodifikace soukromého práva, a jež nabyl účinnosti k 1. lednu 2014. Zákonodárce ovšem umožnil uvedení do praxe až v polovině května 2015, když zákonem č. 87/2015 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s účinností rekodifikace soukromého práva, novelizoval zákon č. 549/1991 Sb., o soudních poplatcích, ve znění pozdějších předpisů, a stanovil tak výši jednotlivých poplatků, které má notář za provedení zápisu vybírat a Ministerstvo spravedlnosti zároveň dovršilo zkušební provoz v oblasti technické podpory těchto zápisů. Byla tedy uvedena v praxi zajímavá možnost zejména pro podnikatele ve vztahu k zápisům do obchodního rejstříku.
Zápisy do veřejných rejstříků
Veřejnými rejstříky se dle Zákona o veřejných rejstřících rozumí spolkový rejstřík, nadační rejstřík, rejstřík ústavů, rejstřík společenství vlastníků jednotek, rejstřík obecně prospěšných společností a konečně i obchodní rejstřík. Tyto rejstříky jsou vedeny rejstříkovým soudem a zapisují se do nich údaje stanovené zákonem.
Kromě rejstříkových soudů mohou dle části třetí Zákona o veřejných rejstřících provádět zápis, změnu nebo výmaz (dále jen „zápis“) do veřejných rejstříků i notáři, a to po splnění všech skutečností, předpokládaných v ustanovení § 108 a násl. Zákona o veřejných rejstřících. Nicméně, i když zákon předpokládal tyto zápisy již od nabytí své účinnosti, tedy od 1. ledna 2014, byla umožněna jeho aplikace v praxi až od 15. května 2015, kdy ze strany Ministerstva spravedlnosti bylo umožněno notářům po technické stránce provádět zápisy v rámci informačního systému veřejných rejstříků. Smyslem celé úpravy je odlehčit rejstříkovým soudům a zejména umožnit rychlejší provedení zápisů ve veřejných rejstřících, kdy o tomto zápisu neprobíhá řízení jako v případě podání na rejstříkovém soudu, ale notář za splnění předepsaných podmínek rovnou provede zápis do veřejného rejstříku. Zápis notářem je tak v řadě případů nejen rychlejší, ale zejména i finančně výhodnější.
Předpoklady zápisu
Zákon o veřejných rejstřících stanovuje, že zápis do veřejného rejstříku notář provede, jestliže zapisované skutečnosti mají podklad v notářském zápisu pro zápis do veřejného rejstříku nebo v notářském zápisu o rozhodnutí orgánu právnické osoby sepsaných podle jiného zákona, čímž se rozumí zákon č. 358/1992 Sb., notářský řád (dále jen „podkladový notářský zápis“).
Podkladový notářský zápis obsahuje vyjádření notáře, že obsah právního jednání je v souladu s právními předpisy a se zakladatelským jednáním oprávněné právnické osoby, popřípadě že byly splněny další formality nebo právní jednání, ke kterým je právnická osoba nebo její orgán povinen, nebo byly notáři předloženy všechny listiny, které zákon pro zápis do veřejného rejstříku nebo pro založení do sbírky listin požaduje.
Zápis do veřejného rejstříku může na základě podkladového notářského zápisu provést pouze notář, který podkladový notářský zápis sepsal. Pokud je pro zápis do veřejného rejstříku požadavek vyhotovení několika podkladových notářských zápisů nebo se zápis provádí na základě notářského zápisu o osvědčení pro zápis do veřejného rejstříku sepsaného dle notářského řádu, může tak učinit jen notář, který sepsal všechny tyto notářské zápisy. Nelze tedy sepsat notářský zápis u jednoho notáře a požádat o přímý zápis u notáře jiného. V takovém případě by po nedodržení všech výše zmíněných podmínek musel notář provedení zápisu do veřejného rejstříku odmítnout, avšak oprávněné osobě jako navrhovateli dále zůstává možnost podat návrh na provedení zápisu k rejstříkovému soudu.
Zákon o veřejných rejstřících umožňuje i provádět některé zápisy ve vztahu k evropské společnosti, evropské družstevní společnosti a ohledně přeshraničních přeměn. Notář tak provede zápis do veřejného rejstříku, pokud sepsal osvědčení o provedení úkonů a splnění formalit pro přemístění zapsaného sídla evropské společnosti nebo evropské družstevní společnosti, osvědčení o splnění zákonem stanovených požadavků pro zápis evropské společnosti nebo evropské družstevní společnosti vzniklé fúzí, popřípadě osvědčení o splnění zákonem stanovených požadavků pro zápis přeshraniční přeměny. I v tomto případě může provést zápis pouze notář, který uvedené osvědčení sepsal.
Samotné provedení zápisu
Pokud jsou splněny veškeré požadované podmínky pro zápis požadovaných skutečností do veřejného rejstříku, notář provede zápis prostřednictvím dálkového přístupu do informačního systému veřejných rejstříků, a to bez zbytečného odkladu po podání žádosti o zápis.
O takto provedeném zápisu vydá notář ověřený výpis z veřejného rejstříku zachycující již nově požadované skutečnosti a tento výpis je následně také zaslán dalším osobám, které se případně zapisují do veřejného rejstříku v souvislosti s provedeným zápisem (např. zapisovaným členům statutárního orgánu společnosti).
Sbírka listin
Předložené písemnosti v listinné podobě, jež je nutné založit do sbírky listin veřejných rejstříků, převede notář do elektronické podoby a následně je spolu s elektronickým stejnopisem podkladového notářského zápisu (popř. notářského zápisu o osvědčení) vloží do sbírky listin dálkovým přístupem. Pokud se některé z listin nezakládají do sbírky listin, je ovšem nutné i tyto listiny převést do elektronické podoby a zaslat rejstříkovému soudu. Listiny, které nelze z různých důvodů převést do elektronické podoby, doručí notář fyzicky rejstříkovému soudu bez zbytečného odkladu po provedení zápisu. Ostatní listiny, které bylo možné převést do elektronické podoby, zůstávají fyzicky přítomny u notáře.
Poplatky za provedení zápisu
Jak již bylo řečeno, přímý zápis do veřejných rejstříků je v řadě případů výhodnější, než provedení tohoto zápisu prostřednictvím podání u rejstříkového soudu.
Výše soudních poplatků, jak ji stanovuje zákon č. 549/1991 Sb., o soudních poplatcích, ve znění pozdějších předpisů, činí:
za první zápis akciové společnosti do obchodního rejstříku částku 8.000,Kč x 12.000,Kč při zápisu rejstříkovým soudem, za první zápis jiné osoby než akciové společnosti nebo spolku do veřejného rejstříku částku 2.700,-Kč x 6.000,-Kč při zápisu rejstříkovým soudem,za změny nebo doplnění zápisu částku 1.000,-Kč x 2.000,-Kč při zápisu rejstříkovým soudem.
Jak lze z porovnání vidět, největší úspory na zaplacení soudních poplatků lze dosáhnout u prvozápisů do veřejných rejstříků.
Uvedené částky ovšem nejsou konečné, neboť se jedná o částky, které notář odvádí rejstříkovému soudu. K těmto částkám je nutné připočíst rovněž odměnu notáře za sepis podkladového notářského zápisu dle vyhlášky Ministerstva spravedlnosti č. 196/2001 Sb., o odměnách a náhradách notářů, správců pozůstalosti a Notářské komory České republiky (notářský tarif), odměnu za provedení zápisu do veřejného rejstříku a úhrn úkonů spojených se zápisem, kdy tato odměna činí částku 300,-Kč (363,-Kč s DPH). Dále v případě potřeby odměna za sepsání notářského zápisu o osvědčení pro zápis do veřejného rejstříku činí 1.000,-Kč (1.210,-Kč s DPH). Je-li tedy nutné k provedení zápisu do veřejného rejstříku sepsat vedle podkladového notářského zápisu i notářský zápis o osvědčení, nedojde již k finančnímu zvýhodnění.
Závěr
Lze shrnout, že přímé zápisy do veřejných rejstříků prováděné notáři jsou po finanční stránce výhodné v případě prvozápisů do těchto rejstříků, kde je rozdíl mezi soudním poplatkem placeným notáři a rejstříkovému soudu největší. V případě změny a doplnění zápisu již tento rozdíl není tak výrazný a navíc je nutné k této částce přičíst i odměnu notáře za provedení tohoto zápisu.
Pro změny a doplnění tak bude tato možnost využívána zřejmě jen v případech, kdy bude hlavní roli hrát rychlost zápisu.
Zdroje:
[1] BERNARD, Pavel. Zápis notářem do veřejných rejstříků. Ad Notam, č. 3/2015, s. 3 -6.
[2] KAVĚNA, Martin. Postavení notáře při provádění přímých zápisů do obchodního rejstříku podle připravovaného rejstříkového zákona. Bulletin advokacie, č. 6/2012, s. 33.
[3] NEVRKLA, Luboš. Přímé zápisy do obchodního rejstříku notáři [online]. epravo.cz, cit.
30. 7. 2015, dostupné na <http://www.epravo.cz/top/clanky/prime-zapisy-do-obchodniho-rejstriku- notari-98009.html>;.
Mgr. David Pokorný Advokátní kancelář JELÍNEK & Partneři, s.r.o.